鳥取県歯科医師会様 / App歯っ鳥くん

災害時の安否確認から、日常の会員連絡まで。

〜鳥取県歯科医師会様の情報共有を支える「App歯っ鳥くん」〜

一般社団法人 鳥取県歯科医師会様では、大規模災害発生時の会員安否確認や、日常の会員向け連絡手段として「App歯っ鳥くん」を活用されています。

もともとは災害時の安否確認を目的に導入されたアプリでしたが、日常的な情報共有や会員向け連絡にも活用されるようになり、現在では歯科医師会の情報基盤として重要な役割を担っています。

旧プラットフォームのサービス終了により、継続運用が難しくなる不安があった中、エムスタへのリプレイスによって、これまで育ててきた運用を引き継ぎながら、より使いやすい会員向けアプリとして再構築されました。

伝えたいこと

災害時にだけ使う仕組みは、いざという時に使われにくい。

だからこそ、鳥取県歯科医師会様では、日頃から会員の皆様に「App歯っ鳥くん」を使い慣れてもらうことを重視されています。災害時の安否確認という公共性の高い役割を持ちながら、平時には日常の連絡、情報提供、会報閲覧、委員会からのお知らせなどに活用する。

今回の事例は、アプリを単なる連絡ツールではなく、非常時と日常をつなぐ会員向け情報インフラとして育てている共創事例です。

▲ ホーム画面。安否確認・新着情報を中心に、日常利用する機能を集約

インタビュー

導入前に抱えていた課題を教えてください。

鳥取県歯科医師会様では、アプリ導入前、大規模災害発生時の安否確認にグループメールを活用していました。具体的には、GmailでBCC送信を行い、Googleフォームへ誘導する形で安否確認を行っていました。

しかし、メールが数時間、場合によっては1日遅れて届くことがあり、災害時の安否確認手段としては大きな課題がありました。また、大量のBCC送信を繰り返すことで、迷惑メール送信のように扱われ、Gmailの利用に制限がかかるのではないかという不安もありました。

災害時の連絡は、早く届くこと、確実に確認できること、そして会員が迷わず反応できることが重要です。そのため、従来のメール中心の運用には限界を感じていました。

アプリ導入を検討したきっかけは何でしたか。

スマートフォンアプリであれば、安否確認ツールとして活用できるだけでなく、日常の歯科医師会内での連絡手段にも使えるのではないか。そう考えたことが、アプリ導入のきっかけでした。

ただし、災害時に突然アプリを使ってもらうことは簡単ではありません。非常時には、普段から使い慣れていないものを操作する余裕はありません。そのため、鳥取県歯科医師会様では、災害時だけのアプリではなく、普段から会員向けの連絡や情報提供に使えるアプリとして運用することを重視されました。

結果として、当初は安否確認が主目的だったものの、現在では日常の連絡機能が非常に便利に活用されるようになっています。

導入前に不安だったことはありますか。

一つは、会員様のITリテラシーの差です。歯科医師会の会員様の中には、スマートフォンやアプリに慣れている方もいれば、紙やFAX、メールの方が使いやすい方もいます。

業界としてもFAXがまだ残っているため、全員にアプリを導入してもらうには、根気よく案内し続ける必要がありました。紙媒体は時間がかかる一方で、確実に伝える力があります。メールは即時性が高い一方で、見落とされることもあります。FAXはその中間的な役割を持っています。

ただ、災害時に避難行動中でも連絡手段として使えるのは、メールかスマートフォンアプリです。その意味で、スマートフォンアプリを日常から使い慣れてもらうことは、災害時の備えとしても重要でした。

リプレイスを検討した背景を教えてください。

以前利用していたアプリプラットフォームのサービス終了により、既存アプリを継続して使えなくなる可能性が出てきました。突然のサービス終了の知らせに、非常に慌てました。

せっかく会員の皆様に馴染みつつあった「App歯っ鳥くん」を作り直すことになれば、利用者が離れてしまう可能性があります。また、それまでにかけてきた費用や運用の積み重ねが無駄になってしまうのではないかという不安もありました。

さらに、旧プラットフォームではCMSの操作が複雑で、編集内容によって別々のログインが必要になるなど、管理面でも使いづらさがありました。iOSでは表示できてもAndroidでは見えないことがあり、それを回避するために特別な操作が必要になるなど、細かな運用負担もありました。投稿コンテンツとプッシュ通知の編集画面が分かれていたことも、日々の運用では手間になっていました。

こうした背景から、これまでの運用を守りながら、より扱いやすい環境へ移行することが必要になりました。

エムスタを選んだ決め手を教えてください。

決め手は、以前からエムスタ運営会社代表の早川さんと、アプリ開発で関係があったこと、そしてプラットフォームとの連携が強力だったことです。特に大きかったのは、旧プラットフォームの終了によって困っていた状況に対し、継続運用の道筋を一緒に考え、受け止めてくれたことでした。

リプレイスにあたって重視していたのは、機能の豊富さや柔軟性だけではありません。管理者側の操作性、会員様にとっての使いやすさ、サポート体制、スピード感、そしてこれまで育ててきた運用をなるべく負担なく引き継げること。ITに苦手意識を持つ会員様が、プラットフォームやアプリの更新によって困らないよう、最小限の操作で移行できるように配慮されたことも印象に残っています。

鳥取県歯科医師会様にとって、App歯っ鳥くんは単なるアプリではなく、すでに会員向け情報共有の基盤として育ちつつある存在でした。その運用を途切れさせず、次につなげられたことが、エムスタへのリプレイスの大きな意味でした。

現在、主に活用している機能を教えてください。

現在は、主に以下の機能を活用されています。投稿コンテンツ、プッシュ通知、アンケート機能、会員管理、Web閲覧などです。

特に投稿コンテンツは、新着情報、地区別コンテンツ、社会保険委員会だよりなどに分けて運用されており、どれも重要な連絡手段になっています。

以前は、公式ホームページ上にパスワード付きの会員専用ページを作り、そこで連絡を行っていました。しかし、ログイン操作が面倒に感じられることも多く、会員様にとって使いやすいとは言い切れませんでした。エムスタでは、必要な情報をアプリ内で確認できるようになり、会員向けの情報共有がよりスムーズになっています。

▲ 投稿コンテンツの例。新着情報・地区別コンテンツ・社会保険委員会だよりなどに分けて運用

安否確認では、どのようにアンケート機能を活用されていますか。

当初の主目的である安否確認では、アンケート機能を応用しています。

鳥取県歯科医師会様では、迅速に安否を確認するための設問数が少ない安否確認と、診療所、住宅、本人や家族、職員の健康状態などを含む詳細な被災状況を把握するための被災状況報告の2種類を用意されています。

災害時には、まず短時間で安否を把握することが重要です。一方で、その後の支援や対応には、より詳しい被災状況の確認も必要になります。エムスタでは、このように目的に応じて確認内容を分けながら、会員様の状況把握に活用しています。

▲ アンケート機能を応用した安否・被災状況確認

日常の連絡手段として、投稿コンテンツはどのように使われていますか。

日常の連絡では、投稿コンテンツが非常に重要な役割を担っています。新着情報に、他の項目への投稿紹介を書くことも多く、プッシュ通知を補強する形で活用されています。

安否確認は災害時のための機能であり、毎日使うものではありません。一方で、投稿コンテンツは週に数回更新されることもあり、日常的な情報共有の中心になっています。

紙媒体と比べると、アプリでの情報発信は圧倒的に速い。必要な情報を必要な会員様へ届けやすく、会員様がその日のうちに内容を確認してくれることもあります。常に携行されているスマートフォンだからこそ、日常の情報共有にも力を発揮しています。

▲ 新着情報の一覧。タイトル検索やカテゴリで会員が必要な情報にアクセス

条件に合う会員様にだけ情報を送れる点について、どのようなメリットがありますか。

すべての情報をすべての会員様へ送ってしまうと、関係のない情報が増え、読むこと自体が負担になってしまいます。App歯っ鳥くんでは、条件に合う方に必要な情報を届ける運用ができるため、無関係な情報を送らずに済みます。

これは、会員様に余計な負担をかけないという意味でも重要です。情報量が多すぎると、必要な情報まで読まれなくなる可能性があります。だからこそ、必要な人に必要な情報を届けることは、会員向けアプリとしての価値を高めるポイントになっています。

▲ CMS：所属地区などの条件で配信先を絞り込めるセグメント配信

管理・運用面では、どのような変化がありましたか。

管理面では、CMSの使いやすさが大きな改善点になっています。

旧プラットフォームでは、編集内容によってログイン先が分かれていたり、プッシュ通知と投稿コンテンツの編集画面が別だったりと、運用上の分かりづらさがありました。エムスタへのリプレイス後は、投稿コンテンツの編集画面にプッシュ通知の導線も集約され、通知を忘れることも減りました。

また、以前のCMSに慣れていた運用担当者にも使いやすいように、操作感を引き継ぎながら、不便だった点を改善していることも特徴です。実際に事務局員の方へレクチャーを行った際も、画面を見ただけですぐに理解できたようだった、という声がありました。

CMSが分かりやすいことは、日々の運用を続けていくうえで非常に重要です。アプリは作って終わりではなく、継続して情報を更新し、会員様に使ってもらってこそ価値が生まれます。

会報のデジタル化やWeb閲覧について、どのような変化がありましたか。

鳥取県歯科医師会様では、会報のデジタル化にも取り組まれています。アプリ上で閲覧できるようになったことで、紙媒体だけに頼らない情報提供の選択肢が生まれました。

また、Webブラウザでも閲覧できるようになったことは、会員様にとって大きな利便性向上につながっています。スマートフォンよりもPCに慣れている層からは、Webアプリ版の反響が大きく、アプリ導入のきっかけにもなっています。

大きな画面、大きなキーボード、容易なマルチタスクといったPCならではの利点を活かせるため、スマートフォンに慣れていない会員様にとっても使いやすい導線になっています。平時はWebアプリで情報を確認し、災害時にはスマートフォンアプリに切り替えてもスムーズに使える。そのような日常と非常時をつなぐ運用が見えてきています。

会員様からの反応はいかがですか。

会員様からの評判は良く、特にWebアプリ版の登場には大きな反響がありました。また、App歯っ鳥くんがポータルのような役割を持つことで、あちこち書類を探さずに済むという声もあります。

今後は、コンテンツの充実を図ることで、より多くの会員様に日常的に使っていただける状態を目指していきます。

▲ 定款・諸規定、名簿、議事録など、必要な情報へのポータルとしても機能

App歯っ鳥くんがあることで、情報共有や会員対応はどのように変わりましたか。

投稿コンテンツを、その日のうちに読んでくれています。これは、常に携行されているスマートフォンの強みでしょう。情報を発信してから届くまでの時間が短くなり、会員様が必要な情報にアクセスしやすくなりました。

また、災害時の安否確認という観点でも、アプリを持っていることの安心感は大きいといえます。非常時には、慣れていないアプリを突然使うことはできません。だからこそ、日常的にApp歯っ鳥くんを使ってもらい、会員様にとって自然な情報接点として育てていくことが重要です。平時の情報共有が、非常時の備えにもつながる。この考え方が大事だと考えています。

今後さらに活用したい機能や展望はありますか。

今後活用したい機能として、メーリングリストが挙げられています。これは、プッシュ通知を補強する目的です。スマートフォンには多くの通知が溜まり、App歯っ鳥くんからの通知が埋もれてしまう可能性があります。そのため、メールなど別の導線も組み合わせることで、重要な情報をより確実に届ける仕組みを整えたいという考えがあります。

また、アプリ内のアイコンに通知バッジを表示したり、災害発生時に特定のアイコンの色が変わるような仕組みがあると、より分かりやすくなるのではないかという展望もあります。

将来的には、安否確認、被災状況確認、日常連絡、会報閲覧などを支える、会員向け情報基盤としてさらに育てていきたいと考えています。

他県の歯科医師会様や、同じ課題を持つ団体様へのメッセージをお願いします。

鳥取県歯科医師会様では、アプリ導入を考えている各県の歯科医師会様に対して、App歯っ鳥くんを叩き台にしていただいてもよいと考えています。

災害時の安否確認や被災状況確認、日常の会員向け連絡に課題を持つ団体にとって、App歯っ鳥くんの運用は一つの参考事例になります。各団体によって、会員構成や運用体制、ITリテラシー、連絡手段の文化は異なります。だからこそ、鳥取県歯科医師会様の事例をそのまま真似るのではなく、それぞれの団体に合うようにアレンジしながら活用していくことが重要です。

エムスタだから支えられる、会員向け情報インフラの継続運用

団体や協会におけるアプリ運用では、機能の多さだけでなく、継続して使い続けられることが重要です。特に、会員向けの情報共有や災害時の安否確認のように、公共性や緊急性を持つ運用では、途中で使えなくなること自体が大きなリスクになります。

鳥取県歯科医師会様の事例では、旧プラットフォームの終了という不安の中で、これまで育ててきたApp歯っ鳥くんの運用を途切れさせず、エムスタへリプレイスすることができました。

エムスタでは、内包されている各機能を組み合わせながら、団体ごとの運用に合わせた情報共有基盤を構築できます。また、CMSの分かりやすさや、日々の運用負担を減らす設計により、専門的なITスキルがなくても、継続して情報を発信しやすい環境を整えることができます。

アプリは、作ることよりも、使われ続けることが大切です。App歯っ鳥くんは、災害時の安否確認という重要な目的を持ちながら、日常の連絡や情報提供を通じて、会員の皆様に使い慣れてもらうことで、非常時にも機能する情報基盤へと育てられています。

エムスタは、こうした団体・会員向けの情報インフラを、クライアントと共に育て、社会に必要な価値として広げていくプラットフォームでありたいと考えています。

▲ 左から 小田浩一 常務理事、池田実央 常務理事、運用責任者 明島淳吾 様

クライアント情報

• 団体名：一般社団法人 鳥取県歯科医師会 災害歯科保健医療協議会
• ご担当：小田浩一 常務理事、池田実央 常務理事、運用責任者 明島淳吾 様
• アプリ名：App歯っ鳥くん
• Webサイト：https://ttrda.jp/
• 活用内容：会員向けアプリ / 災害時安否確認 / 日常連絡 / 会報閲覧 / 情報共有
• 主な活用機能：投稿・固定コンテンツ / プッシュ通知 / アンケート / 会員管理 / ネイティブ・Webアプリ同時運用
• 導入効果：安否確認のデジタル化 / 日常連絡の効率化 / CMS操作性の向上 / 会報のデジタル化 / 紙・FAX依存の軽減